Le Projet PAQ-4C a été décroché par le 4C-INSAT en 2018.. 3 ans déjà! Un projet qui devait durer deux années, mais qui a vu son exécution clore maintenant sa troisième année. Situation exceptionnelle dites-vous? Effectivement, on ne peut pas faire plus exceptionnel qu'une pandémie.. Mais ce n'est certainement pas la seule raison. Nous présentons dans cet article une retrospective sur le déroulement du projet, pour ceux qui se demandent: mais où sont passés les 200MD?
Un projet un chwaya trop ambitieux?
En tant que novices, 200MD nous a paru une énorme somme.. avec plus de 2000 étudiants et 300 enseignants, c'était loin d'être le cas! Nous avons programmé 5 résultats et 46 actions s'il vous plaît! 11 d'entre elles impliquent des consultations publiques (oh le bonheur de l'administration Tunisienne 🥰). Pour information, une consultation publique, entre son démarrage et son exécution finale, demande au moins 6 mois, et ce dans le meilleur des cas!
Des tarifs à la hausse
Nous avons rédigé le projet en 2018, en nous basant sur des devis de 2018. Notre première illusion était d'essayer de faire le plus de formations possibles qui cibleront les six filières. Notre deuxième, était de ne pas avoir prévu l'inflation. Une action qui devait au départ cibler 20 étudiants se retrouve réduite à 9 à cause d'une hausse de prix inattendue (merci le COVID)!
Un processus long et prenant
Ah la paperasse... Pour pouvoir lancer une seule consultation, il est impératif de rédiger plusieurs documents et de procéder à plusieurs réunions. Voici un topo:
Rédiger un documents intitulé Termes de Références (TDR) dans lequel on doit décrire l'action désirée, définir les livrables attendus, les pièces demandées et les critères de sélection du consultant.
Publier le TDR dans un journal (eh oui, un vrai journal) et donner une date limite de dépôt des dossiers (au moins un mois plus tard).
Organiser une réunion pour ouvrir les dossiers soumis et signer toutes les pages. Préparer un PV pour ça.
Si le nombre de soumissions n'est pas très élevé, faire une prolongation (au moins 15j). Ceci implique bien sûr republier dans un journal (l'une des publications nous a coûté 400dt)!
Nous réunir pour l'ouverture des plis. Pour cela, préparer un tableau comparatif, avec les critères établis dans le TDR, et calculer le score de chaque soumissionnaire pour choisir le meilleur.
Demander une proposition financière au consultant (selon les termes de la banque mondiale, la proposition initiale ne doit pas comporter de prix, pour assurer une sélection basée uniquement sur les compétences).
Étudier (en pleurant) les propositions financières.
Convoquer le consultant retenu pour une réunion de négociation.
Pendant la réunion, se mettre d'accord sur la répartition du budget et les étapes de l'action à réaliser. Rédiger un PV.
Écrire un contrat, qui doit être signé par la directrice du projet, le directeur de l'INSAT et le représentant légal du soumissionnaire.
Préparer un dossier décrivant tout cela, toutes les étapes réalisées avec des dates, des tableaux comparatifs, des analyses etc. qui doit être validé par le contrôleur des dépenses.
Les bons de commandes pourront être générées pour le fournisseur une fois l'accord donnée. C'est là où on pourra commencer à organiser la formation.
Les formulaires d'inscription sont envoyés.
La sélection des participants est réalisée (voir section suivante)
Les locaux réservés, les pauses déjeuner ou café négociées (ça c'est un problème entier en soi)
Le matériel fourni (vidéos, internet, toilettes et parfois climatiseur.. les insatiens connaissent très bien la souffrance)
Une fois l'action réalisée, une enquête de satisfaction est faite.
Nous vous avons épargné beaucoup de détails..
Équité? Parlons-en!
L'une des plus grosses difficultés que nous avons rencontré est la sélection des bénéficiaires des actions. Comment procéder? Doit-on procéder par ordre de mérite, et on verra ainsi les mêmes étudiants déjà brillants qui bénéficient de toutes les formations, alors que d'autres galèrent sans aucune aide? Ou par ordre d'arrivée, où on verra ceux qui sont scotchés à leur téléphone ou qui ont une excellente connexion internet être systématiquement choisis? Doit-on choisir les enseignants par spécialité, au risque d'éliminer ceux qui enseignent principalement les matières de base ou qui veulent explorer d'autres domaines?
Nous avons établi une sorte de processus de sélection au départ, que nous avons ensuite raffiné ou modifié au fur et à mesure. L'absentéisme était notre grand fléau.. comment garantir qu'un participant soit présent à une formation (gratuite pour lui, onéreuse pour nous!)? Nous avons déjà eu des étudiants sélectionnés qui ne se sont pas du tout montré, et même un enseignant qui a quitté la formation au milieu car elle était "trop technique pour lui"!
Pour information, nous pataugeons encore pour savoir quelle est la meilleure solution.. vos propositions seront les bienvenues!
Actions entreprises
Malgré tout cela, nous sommes fières de dire que notre projet se déroule plutôt bien, vu les circonstances actuelles. Nous avons résumé pour vous les différentes actions entreprises, le budget prévu et engagé pour chacune ainsi que les bénéficiaires. Nous précisons qu'il s'agit ici seulement des actions financées par le PAQ, nous vous épargnons les actions gratuites organisées tout au long de cette période.
Action | Cible | Budget prévu (dt) | Coût final (dt) | Fournisseur |
Formation ISO 9001, Audit interne et Audit tierce partie | 12 enseignants formés en ISO 9001, 5 enseignants certifiés en audit tierce partie, 20 étudiants formés et certifiés en audit interne | 35200 | 34976.5 | TÜV Rheinland Maghreb |
LPI (Linux) | 70 Vouchers LPIC1 (101 et 102), 20 Vouchers LPIC2 (201 et 202), Formation de 4 formateurs, Agrément sur 2 ans | 38840 | 38734.5 | Trainux, Filiale LPI au Maghreb |
Lean Six Sigma | Formation de 28 étudiants et enseignants, en YB, Formation certifiante d'un enseignant en GB | 12600 | 12495 | The Lean Six Sigma Company |
Achat matériel de salle de formation | 10 Ordinateurs de Bureau 10 Multiprises 10 Câbles 10 Tapis de souris 2 Vidéos Projecteurs 1 Photocopieur + 2 Recharges 1 Imprimante 2 Points d’accès | 22973.198 | 23900 | Tunisie Assistance Service Technologie, INFOLOG, Société BIS, Micromédia |
Actions Prévues
Les actions prévues dans les prochaines périodes sont les suivantes:
Action | Cible | Budget Prévu (dt) | Etat | Date prévue |
Formation certifiante en Tests Logiciel ISTQB foundation level | Etudiants | 19600 | Contrat signé et dossier en attente de validation du contrôleur de dépenses | Novembre |
Formation certifiante en Java | Etudiants | 12000 | Contrat signé et dossier en attente de validation du contrôleur de dépenses | Novembre |
Formation certifiante en ECO-C | Etudiants & Enseignants | 10400 | Contrat signé et dossier en attente de validation du contrôleur de dépenses | Octobre |
Formation en management de Projets | Enseignants & Administratifs | 18000 | Contrat signé et dossier en attente de validation du contrôleur de dépenses | Décembre |
Certification en Anglais (TOEFL) | Enseignants & Administratifs | 6.400 | Contrat signé et dossier en attente de validation du contrôleur de dépenses | Novembre |
Formation certifiante en CAO | Enseignants | 10500 | Contrat signé et dossier en attente de validation du contrôleur de dépenses | Novembre |
Formation aux logiciels de modélisation de procédés dans les domaines de l'ingénierie (COMSOL ou équivalent) | Etudiants et enseignants | 10500 | TDR en cours de rédaction | Janvier 2022 |
Dr. Lilia Sfaxi
Directrice 4C-INSAT